Согласно действующему законодательству, использование эквайринга не освобождает от применения ККТ (п.1 ст. 2 ФЗ-54). Таким образом, чек эквайринга тоже должен присутствовать. Однако без него можно было обойтись до 2016 года, если деньги зачисляются сразу на счет организации.

Нужен ли кассовый чек при эквайринге

Согласно положениям ФЗ-290, организация обязана предоставлять клиенту квитанцию об оплате, независимо от способа взаиморасчетов. Таким образом, кассовый чек при эквайринге выдается в следующих случаях :

• продажа товаров и услуг;
• выплата выигрышей по лотерейным билетам;
• совершение электронных платежей;
• получение платного контента.

Если расчеты происходят между организациями, то необходимо предоставить счет-фактуру и акт выполненных работ или товарную накладную.

Хранение чеков по эквайрингу

Согласно Постановлению Правительства РФ № 470, все первичные кассовые документы должны храниться в течение 5 лет. Исключение составляют только копии чека и использованные кассовые чеки, которые хранятся в течение 10 дней.

Сколько хранить чеки по эквайрингу

Это основной вопрос, который заботит многих.

Так как эти документы относятся к первичным кассовым, то срок их хранения должен составлять 5 лет. Но, согласно договору эквайринга с банком и в соответствии с действующим законодательством, эти документы хранятся в течение 3 лет. При запросе квитанции банком, компания обязана ее предоставить в течение 3 дней.

Зачем необходимо хранить чеки

Данные документы необходимы для самой организации, чтобы она могла выполнить финансовую отчетность в соответствии с действующими требованиями.

Опираясь на данные эквайринг чеков ККМ, бухгалтерия может составить отчет надлежащим образом. Также данная документация необходима при:

• возникновении спорных ситуаций с клиентами;
• формировании коррекции по чеку эквайринга для оформления возврата денежных средств;
• выполнении проверки статуса платежа.

Таким образом, нужно ли хранить чеки по эквайрингу понятно. Однако есть несколько важных моментов в процессе их хранения.

Как хранить чеки по эквайрингу

Так как данные печатаются на специальной ленте, которая полностью выцветает через несколько месяцев, обеспечить сохранность данных достаточно сложно. Чтобы избежать данной проблемы необходимо делать ксерокопию каждой квитанции и подшивать оригинал к копии. Это позволит гарантировать возможность прочтения информации через определенный период.

Чеки при интернет-экваринге не нужно прикладывать к бухгалтерским документам. Их достаточно хранить в отдельном месте, разграничив их по датам. Это позволит найти необходимую квитанцию максимально быстро при запросе из банка или при возникновении спорных ситуаций.

Пробивать ли чеки по эквайрингу

Их необходимо выдавать покупателю в любом случае. Но иногда возникают ситуации, когда продавец забывает выполнить необходимые действия, выпустив только слип платежного терминала. В этом случае возникает вопрос: что делать, если не пробит чек по эквайрингу.
В этом случае обязательно необходимо оформить кассовый чек коррекции. Обычный выпускать нет смысла, так как покупатель уже ушел. В случае интернет-эквайринга кассовый чек выдается автоматически, поэтому таких проблем не возникает.
После осуществления покупки клиенту приходит уведомление на электронную почту или на мобильный телефон с квитанцией об оплате.

Эквайринг в бухгалтерском учете

Все проводки должны осуществляться на основании данных с ленты POS-терминала.

Таким образом, вопрос о том, нужен ли чек при оплате через эквайринг отпадает. Однако при осуществлении взаиморасчетом бухгалтер должен указать счет учета 57 «Переводы в пути». Это связано с тем, что деньги зачисляются на счет предприятия в течение 3-5 дней.
Все расходы по эквайринг чеку ККТ отражаются по счету 91. В качестве расходов могут быть оформление возврата средств, списание комиссии банка за предоставление услуги и так далее. комиссия списывается со счета автоматически в установленном договором порядке.

Особенности настройки чеков эквайринга на принтерах АТОЛ

Данный вид принтеров для печати чеков ККТ через эквайринг является наиболее популярным. Рекомендуется обратиться к специалисту для настройки оборудование. Необходимо, чтобы техника имела доступ к интернету. Это может быть мобильный интернет, Wi-Fi или проводное соединение.

На квитанции должна содержаться следующая информация:

1. Наименование организации.
2. Наименование купленных товаров с суммой.
3. Итоговая сумма.
4. Данные кассира.
5. Адрес совершения покупки.
6. Место расчетов.
7. Реквизиты платежа.

Сама финансовая операция осуществляется следующим образом:

1. Оплата товара или услуги картой лично или в режиме онлайн;
2. Блокировка требуемой суммы на счете клиента;
3. Списание средств со счета;
4. Выдача чека покупателю;
5. Зачисление средств на счет предприятия в течение 3-5 дней.

Некоторые банки позволяют получать средства уже на следующий день. Также деньги могут прийти в кратчайшие сроки, если расчетный счет организации и карта клиента обслуживаются в одной и той же финансово-кредитной организации. В этом случае средства доступны уже на следующий день.

Эквайринг и онлайн-касса

Некоторые сомневаются, необходимо ли использовать онлайн-кассу и надо ли пробивать чек при эквайринге. На оба вопроса ответ положительный. Покупатель обязан получить квитанцию в электронном или бумажном виде. Отсутствие ККТ является нарушением действующего законодательства, в связи с чем на предприятие может быть наложен штраф.
Чтобы принимать платежи в режиме онлайн, необходимо заключить договор с банком и приобрести необходимое оборудование. Также его можно взять в аренду. При желании принимать платежи через электронные кошельки, необходимо заключить договор и с каждой платежной системой отдельно. Стоимость услуг может варьироваться, в зависимости от объема продаж и других факторов.

Таким образом, закон дает четкий ответ на вопрос: надо ли пробивать кассовый чек при эквайринге. Отсутствие квитанции может не только повлечь за собой наложение штрафа, но и приведет к различным трудностям при запросе информации банком или контролирующими органами. Сами квитанции должны храниться определенное время. особых требований к способу и месту хранения на сегодняшний день нет.

Если на фирме пробивается по два-три чека в день, то проблема их сохранности практически отсутствует. Иная ситуация у тех компаний, которые расходуют по несколько кассовых рулонов в день. При такой производительности за пять лет, установленных законодательством на хранение контрольно-кассовых лент, может накопиться немалое количество макулатуры. Есть ли способ избавиться от нее побыстрее, не вызвав при этом гнев чиновников?

Противоречия чиновников

Контрольно-кассовые ленты надо хранить не меньше пяти лет, такой срок установлен в пункте 11 «Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (утв. постановлением Правительства от 30 июля 1993 г. № 745, далее – Положение). Однако можно ли сократить этот срок и пораньше избавиться от ленты? Ведь есть и такие компании, которые включают в себя несколько магазинов, в связи с чем количество отработанных чеков велико. Для хранения кассовых «рулонов» им понадобятся не меньшие склады, чем для продукции. Однако финансисты все равно настаивают на том, что срок хранения – не менее пяти лет (письмо Минфина от 27 декабря 2004 г. № 03-01-10/6-219). Вероятно, чиновники совсем забыли о своих рекомендациях. Ведь в типовых правилах по эксплуатации контрольно-кассовых машин, которые они же сами и утвердили, написано, что использованные ленты хранятся в опечатанном виде в бухгалтерии в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации (п. 6.4 Типовых правил, утв. письмом Минфина от 30 августа 1993 г. № 104). Подобное же мнение финансисты высказывали и в письме от 3 апреля 2001 г. № 16-00-14/155.

В свою очередь, ту самую инвентаризацию имущества, после которой (по истечении 15 дней) можно избавиться от «контрольки», фирма должна проводить регулярно. Есть случаи, когда ее проведение обязательно, например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Значит, если, к примеру, контрольная лента закончилась в декабре, а инвентаризация проходит в конце года, то хранить ленту следует до середины января следующего года. Январская же «контролька» задержится в бухгалтерии примерно на один год. Срок, конечно, немаленький, но все-таки не пять лет.

Есть еще один способ сократить время хранения кассовой ленты. Дело в том, что торговые организации обычно проводят плановые инвентаризации не реже одного раза в месяц (на первое число), в крайнем случае – раз в квартал. А поскольку результаты ревизии утверждаются руководителем организации в течение месяца после ее проведения, то, следовательно, срок жизни использованной ленты – максимум два месяца. Таким образом, компания должна самостоятельно решать, беречь использованную кассовую ленту пять лет или же ограничить срок ее хранения ближайшей инвентаризацией – ежегодной, ежеквартальной, ежемесячной. Однако какова вероятность того, что инспекторы примут позицию компании и все обойдется без разногласий?

С точки зрения законности

За «ненадлежащее хранение информации о кассовых операциях в фискальной памяти контрольно-кассовой машины и на контрольных лентах» чиновники из Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ (ГМЭК) пытались узаконить штраф в тридцать пять тысяч рублей. Однако их попытки не увенчались успехом, ведь в Законе о ККМ от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ статьи об ответственности за несохраненную «контрольку» нет.

Отсутствие кассовой ленты отнюдь не налоговое правонарушение. Дело в том, что в статье 120 Налогового кодекса указано, что «грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения является отсутствие первичных учетных документов». Если недостача «первички» не привела к занижению налоговой базы, то фирма может быть оштрафована на 5000 рублей (п. 1 ст. 120 НК). Ни контрольно-кассовую ленту, ни Z-отчет к первичным учетным документам отнести нельзя. Такого же мнения придерживаются и судьи (постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. № Ф09-3224/01-АК). Документ является первичным, если он содержит обязательные реквизиты или составлен по форме из альбома унифицированных форм (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Перечень таких форм утвержден постановлениями Госкомстата № 132 от 25 декабря 1998 года и № 88 от 18 августа 1998 года, и никакой кассовой ленты или Z-отчета там нет, в качестве формы первичной документации утвержден лишь журнал кассира-операциониста.

Эксперты журнала «Расчет» отмечают, что налоговики могут попытаться оштрафовать компанию на основании статьи 126 Налогового кодекса – за «непредставление в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах». Размер санкции – пятьдесят рублей за каждый документ. Однако законодательством о налогах и сборах не установлена обязанность налогоплательщика представлять «контрольки» и Z-отчеты, а Положение по применению кассовых аппаратов к законодательству о налогах и сборах отношения не имеет. Следовательно, налоговики не вправе наказывать компанию. Аналогичной позиции придерживаются и судьи (постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. № Ф09-3224/01-АК).

А вот административной ответственности директору фирмы за отсутствие лент, скорее всего, не избежать. Ведь именно он отвечает за хранение учетных документов (п. 11 Положения). Законодательством предусмотрена санкция для должностных лиц за нарушение сроков и порядка хранения – от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях).

Навстречу прогрессу

По этому документу можно отследить:

• данные счетчиков денег на начало и конец смены;
• общую сумму выручки до момента гашения;
• сумму возвратов денег, если они имели место;
• сумму предоставленных скидок;
• сумму по аннулированным чекам.

• дата каждого документа;
• его номер;
• гросс-итог (сумма в начале и по завершении смены);
• суммы продаж, возвратов, скидок и т.п.

Вместе с оприходованной выручкой кассовый журнал в конце смены (рабочего дня) сдается старшему кассиру, в бухгалтерию или лично руководителю (в зависимости от того, как это заведено внутренним порядком организации).

Новости

На этой странице:

• Что такое зет-отчёт
• Сняли Z-отчет, что дальше?
• Ежесуточный контроль
• Особенности Z-отчета
• Z-отчет утрачен, как быть?
• Забыли снять Z-отчет вовремя?
• Санкции и штрафы за нарушения снятия зет-отчёта

Не всем предпринимателям обязательно использовать в своей бизнес-деятельности контрольно-кассовую технику, но если такой аппарат должным образом зарегистрирован в ИНФС, то при его применении нужно строго соблюдать кассовую дисциплину во избежание серьезных штрафов. Одним из обязательных элементов работы каcсира-операциониста является снятие Z-отчета. Что это за документ, для чего он нужен, как поступать в случае его утери, а также каким санкциям могут подвергнуться предприниматели за неправильную Z-отчетность - обо всём подробно ниже.

Особенности формирования отчета о закрытии смены в онлайн кассе

Сказанное выше позволяет сделать вывод о том, что применение зет-отчетов в онлайн-кассах в их историческом значении новый порядок использования ККТ не предусматривает. В то же время, в соответствии с п.2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, по окончании расчетов с применением ККТ (в конце дня или смены) формируется отчет о закрытии смены. По сути, это и есть Z-отчет, который при применении онлайн-касс в автоматическом режиме передается в ФНС.
При соответствующей автоматизации данные сведения отражаются и в системе бухгалтерского учета организации и ИП, применяющих ККТ. Отчет о закрытии смены, содержащий итоговые сведения о суммах расчетов, указанных в кассовых чеках (БСО) и кассовых чеках коррекции (БСО коррекции), может быть также распечатан на бумаге.

Нужен ли z-отчет при использовании онлайн-кассы?

Перечень регионов, где действуют упрощенные правила торговли с применением рассматриваемых касс, устанавливается законодательно. На частый вопрос предпринимателей: «обязательно ли в чеке онлайн-кассы указывать наименование товара?» стоит отметить, что законодательством установлены определенные льготы в части формирования чеков на онлайн-кассах для магазинов, работающих по следующим налоговым системам:

• ЕСХН;
• ЕНВД.

Индивидуальные предприниматели, работающие по соответствующим системам налогообложения, но не продающие подакцизные товары (!), могут не фиксировать на чеках названия товаров, а также общее их количество до 01.02.2021 года. Согласно положениям 54-ФЗ предусмотрен еще один тип кассового документа, формируемого на онлайн-кассе - чек коррекции.

Требования к чеку онлайн-кассы

ФЗ – добровольный переход на онлайн-кассы (по желанию); 2) с 1 февраля 2017 года согласно п. 3, 7 и 8 ст. 7 Закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ – подключают к ИФНС только онлайн-кассы. При этом, старые аппараты, которые приобретены до 1 февраля 2017 года, можно использовать до 1 июля 2017 года. Исключение составляют организации и предприниматели на ЕНВД; предприниматели, применяющие патентную систему налогообложения; организации и предприниматели при оказании услуг населению; 3) с 1 июля 2017 года – весь бизнес уже должен будет перейти на онлайн-кассы; 4) с 1 июля 2018 года – налогоплательщики ЕНВД и патента должны будут в обязательном порядке применять онлайн-ККТ, хотя на сегодняшний день им можно вообще обходиться без кассы на основании ст.

7 Закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ.

Z-отчет: онлайн-касса

Если ранее требования к содержанию кассовых чеков и БСО были закреплены в отдельных подзаконных актах, то сейчас они указаны в ст. 4.7 Федерального закона 54-ФЗ. Сравнение новых и старых требований к реквизитам кассовых чеков и БСО можно посмотреть в ТАБЛИЦЕ (файл PDF). В случаях, предусмотренных законодательством, на бумажном или электронном чеке онлайн-кассы также может фиксироваться QR-код для проверки чека.
В данном QR-коде шифруются:

• дата и время совершения платежа покупателем;
• номер фискального документа;
• признак платежа;
• сумма по чеку;
• номер накопителя, присвоенный на заводе;
• фискальный признак.

Приведенный выше перечень реквизитов чека существенно отличается от того, который характеризует кассовые чеки, использовавшиеся до законодательного закрепления обязательства магазинов использовать онлайн-кассы.

Что такое z отчёт и как часто его нужно снимать

В новой редакции закона 54-ФЗ перечислены фискальные документы, которые должны храниться в фискальном накопителе:

• отчет о регистрации;
• отчет об изменении параметров регистрации;
• отчет об открытии смены;
• кассовый чек (бланк строгой отчетности);
• кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
• отчет о закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• подтверждение оператора

Как вы видите, среди них нет привычного Z-отчета (отчета с гашением), но появился отчет о закрытии смены. Аналогичны ли эти отчеты? Давайте разберемся.

Отчет о закрытии смены – это то же самое что и z-отчет?

Рассмотрим, что изменилось в отчетности по кассе. Какова роль зет-отчета в ККТ? Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе? Итоги Какова роль зет-отчета в ККТ? Зет-отчет (или отчет с гашением) - такое название имеет итоговый отчет по кассам, оснащенным ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой защищенной). Предназначен он:

• для обнуления данных по продажам за смену;
• подведения итогов по выручке за смену;
• фиксации данных об итоге продаж в фискальной памяти;
• отражения возвратов денег и скидок, аннулирования чеков;
• обоснования сведений, вносимых в отчетность кассира по кассовому аппарату для оприходования в операционную кассу (справку-отчет и журнал кассира-операциониста).

Z-отчет необходимо формировать не реже чем каждые 24 часа (в противном случае работа кассы блокируется) и обязательно распечатывать.

• Составить акт утраты Z-отчета (подписать его должны кассир смены, старший кассир, если он есть, бухгалтер фирмы и представитель администрации).
• Обязать кассира предоставить объяснительную записку, в которой будут освещены время и обстоятельства утраты отчета, а также причины, по которым требуемые сведения не были занесены в кассовый журнал.
• Добиться получения фискального чека по данным ЭКЛЗ, подтверждающего выручку за смену с утраченным Z-отчетом. Для этого придется вызвать технического специалиста из центра обслуживания ККМ.
• Снятый за требуемый период фискальный отчет оформить в журнале кассира вместо утраченного Z-отчета.
ВАЖНО! Руководитель имеет право наложить наказание на кассира, виновного в утрате документа строгой отчетности, если сочтет нужным по итогам его объяснительной записки.

Как хранить чеки с гашением онлайн кассах

ЗДЕСЬ (откроется в новом окне). В предусмотренных законом случаях магазину может потребоваться распечатывать чеки с реквизитом «код товарной номенклатуры». Порядок применения данного реквизита должен регулироваться отдельным нормативным актом. Реквизиты на бумажном чеке должны хорошо читаться в течение 6 месяцев.

Если торговля осуществляется в местностях, где доступ к интернету затруднен (вследствие чего использование онлайн-касс в обычном режиме может быть неосуществимо), то в чеке онлайн-кассы могут не фиксироваться:

• адрес для проверки чека (адрес Налоговой инспекции);
• e-mail магазина и контакты покупателя (либо заменяющие их сведения).

Собственно, применение онлайновых касс в таких местностях осуществляется в рамках отдельного механизма - предполагающего значительное упрощение работы торговых точек.
Среди прочих данных, в нем обязательно должно быть указаны:

• ИНН и название организации, использующей ККТ
• дата и время формирования отчета
• имя кассира и ИНН (если есть)
• регистрационный номер ККТ
• адрес и место расчетов
• сколько всего чеков (БСО) сформировано за смену
• сколько фискальных документов не удалось передать в ОФД
• начиная с какого времени прекратилась передача данных
• счетчики итогов смены (суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: приход, возврат прихода, расход, возврат расхода и по чекам коррекции) *

На основании этого отчета кассир формирует справку-отчет кассира-операциониста (форме КМ-6) и заполняет журнал кассира-операциониста (КМ-4) При закрытии смены не требуется заполнять и хранить формы КМ-4 и КМ-6 Письмо ФНС от 26 сентября 2016 г.

ИП на ЕНВД (единый налог на вмененный доход), с первого июля установили онлайн-кассу. Нужно ли сохранять чеки (z-отчеты) и какой срок хранения.

Вопрос: ИП на ЕНВД, с первого июля установили онлайн-кассу. Нужно ли сохранять чеки (z-отчеты) и какой срок хранения.

Ответ: Для целей соблюдения требований части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ нужно хранить только чеки. Так как чек является первичным документом. Минимальный срок хранения чеков составляет 5 лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Хранить отчет о закрытии смены ККТ в распечатанном виде не обязательно. Отчет об открытии смены может храниться в электронной форме в памяти фискального накопителя. Это установлено ст. 4.1 правилам Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ .

Обоснование

Как работать с кассовым аппаратом

Расчеты с покупателями

При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:
- определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора кассовой машины и назвать ее покупателю;
- получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
- провести операцию через онлайн-ККТ на полученную сумму;
- назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком или бланком строгой отчетности.

Чек или бланк строгой отчетности выдайте:

1) на бумажном носителе. То есть документ распечатайте на ККТ;

2) и (или) в электронной форме. Документ на ККТ не печатайте, а перешлите его на абонентский номер или адрес электронной почты покупателя. Это возможно, если покупатель предоставил такую информацию до момента расчета.

Если покупатель до расчета не сообщил, что ему нужен электронный чек, вы не обязаны его оформлять.

Главбух советует: поручите оператору фискальных данных пересылать покупателю электронный чек

Пропишите такое условие в договоре на обработку фискальных данных. Тогда вам не потребуется устанавливать дополнительное оборудование или программы для отправки электронных чеков покупателям. За вас это сделает оператор фискальных данных. Главное - правильно ввести номер телефона или e-mail покупателя при оформлении кассового чека.

В течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ , Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , а также в перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше - лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

Как хранить документы в электронной форме

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде ().

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314 .

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно , прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252 , п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей и Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение , утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила , утвержденных . Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015 .

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Можно ли сдать в архив электронные документы

Да, можно.

Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30-2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

1) значимость, полнота (завершенность) документов;

2) аутентичность (полнота и достоверность) документов;

3) отсутствие дублирования информации в документах.

Какие документы оформлять при работе с ККТ

От каких первичных документов можно отказаться с онлайн-ККТ

При работе с онлайн-ККТ не обязательно применять формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 № 132 . Дело в том, что фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из форм КМ-1 , КМ-2 , КМ-3 , КМ-4 , КМ-5 , КМ-6 , КМ-7 , КМ-8 , КМ-9 . Такие разъяснения - в письме Минфина России от 16 сентября 2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций

Связано с целым рядом организационных вопросов, один из которых: как хранить чеки по эквайрингу. Действующее законодательство говорит о том, что любая покупка, неважно как она была осуществлена, должна быть зафиксирована зарегистрированным ККТ. И на нее должен быть распечатан чек. Оплата банковскими картами должна проходить аналогично наличным платежам.

Однако для того, чтобы избежать двойного налогообложения, важно разделить платежи и проводить оплату по банковским картам таким образом, чтобы можно было сформировать отдельный Z-отчет. Такой подход позволит также упростить операции по учету.

Инкассация слип-чеков

По существующему регламенту, слипы на бумажном носителе в обязательном порядке должны быть переданы в кредитно-финансовую организацию не позднее 10-го банковского дня с момента прохождения транзакции. При этом итоги должны сверяться ежедневно. Делается это в конце кассового дня.

Слипы на бумажном носителе в обязательном порядке должны быть переданы в кредитно-финансовую организацию не позднее 10-го банковского дня с момента прохождения транзакции.

Вся документация, которая была сформирована в торговой точке, передается в установленном порядке в бухгалтерию компании. Бланк-сопровождение должен содержать следующую информацию:

• Название торговой точки (если их несколько).
• Дата формирования.
• Данные ответственного лица.

Сохранность документов

Законом оговорены определенные сроки хранения документации по эквайрингу. Они составляют три года. Для исключения рисков, связанных с утратой документов, порядок хранения и пересылки чеков, фиксирующих факт оплаты по кредитной карте, имеет устоявшийся регламент.

Сроки хранения документации по эквайрингу составляют три года.

Как подшивать чеки по эквайрингу, определяет сама организация. Необходимо заметить, что материалы, которые используются для их печати, чувствительны к свету. Хранить чеки нужно таким образом, чтобы они не выцвели. В противном случае документация может считаться непригодной или утерянной. А это может быть чревато неприятными для компании последствиями.

И снова вопрос: как хранить слипы по эквайрингу, чтобы этого избежать? В этом случае удобным может быть вариант использования низкого контейнера или коробки. Это не только позволит избежать повреждений, но и поможет систематизировать хранение.

Поскольку вероятность запроса со стороны банка-эквайра спустя три месяца резко снижается, документы могут быть переведены в архив.

Запрос документов

На протяжении всего периода договорных отношений банк-эквайер вправе попросить посредством запроса предъявить первичные документы, подтверждающие факт проведения транзакции с использованием банковских карт. Это могут быть:

• Оригиналы.
• Копии.
• Письменные объяснения, разъясняющие проведение операции.

Для этого банк направляет в адрес торгового предприятия запрос, в котором изложен весь перечень интересующей документации.

Срок исполнения требований банка составляет три рабочих дня с момента поучения запроса. Этого срока более чем достаточно, если документооборот в компании хорошо систематизирован. Если документы не будут представлены, банк вправе потребовать возмещения сумм, эквивалентных суммам, указанным в запросе.